Как дать подрядчику доступ к Яндекс Директу и не потерять кабинет

Если кабинет Яндекс Директа заведён на ваш логин, подрядчику не нужен ваш пароль. В Директе есть два способа дать доступ к кабинету другому человеку: сделать его представителем, то есть дополнительным логином внутри вашего кабинета, или подключить его собственный кабинет Директа как управляющий аккаунт. Подрядчику, который ведёт рекламу, обычно хватает управляющего аккаунта с уровнем «Редактирование»: он настраивает кампании и видит статистику. Баланс, оплата и выдача доступов на этом уровне ему закрыты. Когда вы расстаётесь, доступ удаляют там же, где выдавали, и кампании остаются в вашем рекламном кабинете.

Почему не стоит отдавать подрядчику логин и пароль?

В оферте на услуги Яндекс Директа, то есть в договоре Яндекса с рекламодателем, в пункте 3.3.2 сказано: «Все действия, осуществленные в отношении Кампаний с использованием логина и пароля Клиента, считаются осуществленными Клиентом». Если подрядчик под вашим паролем удалит кампании или потратит бюджет не туда, для Яндекса это сделали вы.

Логин Яндекса - это Яндекс ID, одна учётная запись для всех сервисов Яндекса. Отдав от неё пароль, вы отдаёте и всё, что на ней заведено. Справка Яндекс ID советует:

Справка Яндекс ID описывает, что бывает, если поделиться паролем. Когда Яндекс замечает, что в аккаунт входили с нескольких устройств или из разных мест одновременно, аккаунт может быть помечен как общий. У общего аккаунта нельзя проходить идентификацию и привязывать Госуслуги, некоторые сервисы Яндекса могут ограничить его функции, а пароль может сменить любой, кто в него входит. Чтобы вернуть аккаунт в личные, подтверждают действие кодом из SMS на привязанный номер и ждут до двух недель.

Для Директа справка советует завести отдельный логин: «Не используйте личные логины (например, для Яндекс Почты или Яндекс Диска): в дальнейшем перенести объявления с вашего логина на другой будет невозможно». Привяжите к этому логину свои телефон и почту. Если восстановить доступ к логину не получится, справка Директа допускает, что «в некоторых случаях» Яндекс перенесёт кампании на другой логин. Для этого нужны заявления от всех, кто оплачивал рекламу, в оригиналах: их присылают или привозят в офис Яндекса в Москве.

Представитель или управляющий аккаунт: в чём разница?

В кабинете всегда есть главный представитель. По умолчанию это тот, кто завёл кабинет. Он добавляет и удаляет других представителей и меняет им уровень доступа. Кроме него, это может управляющий аккаунт с уровнем «Администрирование», об этом ниже.

Представителей может быть сколько угодно. Логин представителя должен быть зарегистрирован в Яндексе, но ещё не использоваться для входа в Директ. Справка добавляет: «Мы рекомендуем использовать только те аккаунты, которые зарегистрировали в Яндексе вы сами». Уровней у представителя два: полный доступ и только чтение.

Для управляющего аккаунта вы указываете логин, под которым подрядчик уже работает в Директе, и выбираете один из трёх уровней: администрирование, редактирование или чтение. Управляющим может быть только логин прямого клиента Директа, то есть кабинет, который человек завёл сам, без агентства, и в котором он главный представитель. Логин агентства или кабинет, открытый агентством для своего клиента, управляющим назначить нельзя. К одному кабинету можно подключить не больше 20 управляющих, один управляющий видит до 50 кабинетов.

Что может каждый вариант согласно справке Директа. Статистику видят все шесть, «Деньги» - это баланс, перенос средств и оплата рекламы:

Полный доступ представителю можно выдать только логину, не зарегистрированному в Яндекс Балансе, платёжном сервисе Яндекса. Представитель с полным доступом управляет кампаниями и в других коммерческих сервисах Яндекса.

Как дать подрядчику доступ по шагам?

1. Возьмите у подрядчика логин

   Нужен логин Яндекса, под которым подрядчик сам работает в Директе и где он главный представитель. Если подрядчик пришлёт логин агентства или логин, на котором заведён клиент агентства, управляющим его сделать не получится.

2. Откройте раздел доступов

   Войдите в Директ под своим логином. В меню слева нажмите «Инструменты» → «Ваши представители».

3. Добавьте управляющий аккаунт

   В разделе «Управляющие аккаунты» нажмите «Добавить управляющий аккаунт», укажите логин подрядчика и уровень «Редактирование». Нажмите «Добавить». Уровень потом можно поменять в любой момент.

4. Дождитесь, пока подрядчик примет приглашение

   Подрядчику придёт уведомление в Директ. Он принимает приглашение, нажав на свой логин в меню слева, и дальше переключается в ваш кабинет из списка доступных аккаунтов.

Если нужен доступ для своего сотрудника, например менеджера, который смотрит статистику, удобнее представитель. В том же разделе нажмите «Добавить представителя», укажите новый логин Яндекса, заведённый вами, и уровень «Только чтение». Полный доступ представителю давайте, только если этот человек должен сам оплачивать рекламу.

Курс Яндекса по Директу объясняет, почему выдавать доступ через кабинет лучше передачи пароля: «кампании, которые завёл подрядчик, отразятся в вашем аккаунте. И если вы решите прекратить сотрудничество, то не потеряете доступ к своим кампаниям».

Отчёты подрядчика проще оценивать, если вы знаете, сколько обычно стоит заявка в вашей нише. Это можно узнать до запуска: напишите нишу и город в форме ниже, мы посчитаем примерную цену заявки или скажем, если данных по нише у нас нет.

Какой доступ подрядчику давать нельзя?

Справка Директа про уровень «Администрирование»: управляющий аккаунт с этим уровнем «может назначать представителей и главного представителя для вашего аккаунта и их уровни доступа к нему». После смены главного прежний главный представитель, по справке, «может работать с кампаниями, но больше не может управлять другими представителями». Если прежним главным были вы, добавлять и удалять представителей и менять им доступы вы больше не сможете.

PromoPult, сервис для запуска контекстной рекламы, в инструкции по доступам к Директу даёт такое правило:

Полный доступ представителя - это возможность «переносить средства, оплачивать кампании и т. д.». Подрядчику, который только настраивает рекламу, это не нужно: пополняете кабинет вы.

Доступ управляющего передаётся дальше. В справке сказано: «Владелец управляющего аккаунта может назначить себе представителей и менять главного представителя. После чего и у них появится доступ к подопечному аккаунту». Если у подрядчика есть помощники, вашу рекламу могут видеть и менять и они. Спросите заранее, кто будет работать в кабинете.

Как открыть подрядчику Метрику, если реклама ведёт на ваш сайт?

Справка Директа поясняет, зачем подрядчику Метрика: данные счётчика используют для стратегий и для аудиторий, то есть групп людей, которым показывают рекламу, а в Метрике настраивают цели, то есть полезные действия посетителя, например отправку заявки. Если звонки передаются в Метрику через коллтрекинг, сервис подменных номеров, который показывает, с какой рекламы пришёл звонок, цели по звонкам тоже будут там. Как это устроено, мы разбирали в статье о коллтрекинге для бизнеса услуг.

Доступ к счётчику выдаёт его владелец: «Настройки» → «Доступ» → блок «Индивидуальный доступ» → «Добавить пользователя». Уровней три:

• «Только просмотр» - настройки и статистика, без управления доступами, целями и сегментами;
• «Аналитика» - можно создавать цели и сегменты, то есть выборки посетителей, и сохранять отчёты, менять настройки счётчика нельзя;
• «Редактирование» - по справке, пользователь «сможет полностью управлять счетчиком (за исключением его удаления и переноса на другой аккаунт)». В том числе раздавать доступ другим и удалять цели.

В Метрике на странице «Цели» можно включить опцию «Разрешить в кампаниях оптимизацию по целям без доступа к счетчику». Тогда подрядчик использует ваши цели в кампаниях Директа без доступа к самому счётчику. У счётчиков, созданных недавно, опция включена по умолчанию. Среди ограничений: для этих целей нельзя настроить ретаргетинг, то есть повторный показ рекламы тем, кто уже был на сайте, и подбор аудитории, а данные о доходах из Метрики в Директ не передаются.

Есть ещё представительский доступ к аккаунту Метрики. Представитель, по справке, «получает полные права просмотра, редактирования и удаления всех счетчиков аккаунта, в том числе, гостевых», подрядчику такие права не нужны.

Если счётчик когда-то завёл подрядчик на свой логин, его можно перенести на ваш. Подтвердите права на сайт в Яндекс Вебмастере, сервисе Яндекса для владельцев сайтов, и заполните форму переноса счётчика. В справке есть условие: счётчик перенесут, если он собирает статистику только по сайту, права на который вы подтвердили.

Как закрыть доступ, когда вы расстаётесь?

Чтобы удалить представителя, откройте «Инструменты» → «Ваши представители», в разделе «Представители» рядом с логином нажмите на три точки и выберите «Удалить». Удалённый представитель теряет доступ к кампаниям в Директе и в других коммерческих сервисах Яндекса. Удалённые логины видны во вкладке «Удалённые представители». Если человек не успел создать собственных кампаний, доступ можно вернуть кнопкой «восстановить».

Управляющий аккаунт удалите в том же разделе, в блоке «Управляющие аккаунты». В материале Яндекс Рекламы о доступах сказано: «Там же можно редактировать уже существующие управляющие аккаунты: менять их доступы и удалять. Для этого нажмите три точки рядом с нужной строкой».

После этого проверьте список ещё раз. В кабинете должны остаться только те, кого вы знаете. Если подрядчик заводил своих сотрудников представителями в вашем кабинете, удалите и их. В Метрике уберите подрядчика из блока «Индивидуальный доступ». Если у него был доступ к карточке компании в Яндекс Бизнесе, его удаляет владелец компании в разделе «Доступы».

Пункты договора на случай расставания собраны в статье о том, что входит в настройку Яндекс Директа и сколько она стоит.

Что делать, если кабинет заведён на агентство?

Новых клиентов агентство регистрирует в Директе как организацию в Яндекс ID, то есть отдельную учётную запись компании. Владелец такой организации - главный представитель агентства. Для клиента в справке есть отдельное правило: «По требованию клиента агентство должно предоставить доступ к редактированию его кампаний и просмотру статистики по ним».

Ксения Бондаренко из eLama, платформы для пополнения и ведения рекламы, в статье о договоре на контекстную рекламу описывает, чем оборачивается кабинет на логине самого исполнителя, если условия расставания не записаны в договоре:

Если кабинет открыт как клиент агентства, у Директа есть порядок ухода. По справке «Перенос клиентов» он выглядит так:

1. Получите доступ с правом редактирования

   Создать заявку на перенос могут только пользователи с доступом на редактирование. Если у вас его нет, сначала попросите агентство дать доступ.

2. Подайте заявку

   В меню слева нажмите «Инструменты» → «Заявки на перенос» → «Создать заявку» и выберите тип «Отсоединение от агентства». Укажите лимит овердрафта: это сумма, которую Яндекс может дать в кредит, чтобы показы не прервались. Справка советует указать сумму на первые несколько дней после переноса. Если указать 0, после переноса все кампании остановятся. Добавьте плательщика и ИНН.

3. Дождитесь согласования агентством

   Агентство согласовывает заявку или отклоняет её. Справка не описывает, что делать, если агентство отказало. Заявку нужно подать не позже чем за сутки до 1 числа.

4. Перенос 1 числа

   Кабинет переходит к вам 1 числа следующего месяца. За сутки до этого в нём нельзя создавать кампании и пополнять баланс. Счёт на погашение овердрафта выставляется в день переноса, оплатить его нужно в течение 15 рабочих дней.

5. Уберите агентство из доступов

   Справка советует клиенту удалить сотрудников агентства из списка представителей и затем настроить доступы к Метрике, справочникам и приложениям.

При переносе сохраняются настройки кампаний, статистика и элементы из библиотеки, доступы к Метрике и организациям остаются у клиента. Перенос идёт только в Директе, в Яндекс Бизнесе и других сервисах аккаунт не переносится. Остаток денег агентства в кабинете не остаётся. При постоплатном договоре агентства с Яндексом он списывается на кредитную линию агентства. При предоплатном он списывается на баланс, и вернуть эти деньги или начислить их другому клиенту агентство может через поддержку. Незачисленный кешбэк, то есть скидка от Яндекса, и деньги по промокодам аннулируются.

Перенести кабинет не получится, если счёт не в рублях, на аккаунте действуют бонусы годового партнёрства, у клиента есть просроченный долг или вы запускаете социальную рекламу.

Кабинет на вас или на подрядчике: как выбрать?

Если вы выбираете работу в кабинете подрядчика, договоритесь о трёх вещах:

• расход и остаток рекламного бюджета, которые вы видите сами или получаете от подрядчика;
• регулярный отчёт, где указано, сколько пришло заявок и во сколько обошлась каждая;
• пункт договора о том, что вы получаете при расставании.

Чем отличаются эти варианты и что спросить у подрядчика до оплаты, разобрано в статье о стоимости настройки Яндекс Директа. Если кабинет ведёт подрядчик, а вы подозреваете, что бюджет уходит на ботов, попросите у него снимок отчёта, который описан в статье про скликивание рекламы.

Что проверить в своём кабинете сегодня?

1. Проверьте, под каким логином вы входите в Директ, помните ли вы от него пароль и привязаны ли к нему в Яндекс ID ваш телефон и ваша почта.
2. Откройте «Инструменты» → «Ваши представители». Посмотрите, кто главный представитель. Если это не вы и не ваш сотрудник, выясните, почему.
3. В списке представителей найдите всех с полным доступом. Полный доступ оставьте только тем, кто оплачивает рекламу.
4. В блоке «Управляющие аккаунты» проверьте уровни. Подрядчику достаточно «Редактирования», «Администрирование» понизьте.
5. Удалите логины людей, с которыми вы уже не работаете.
6. Если реклама ведёт на ваш сайт, откройте в Метрике «Настройки» → «Доступ» и проверьте, кто там есть. Проверьте, на чьём логине сам счётчик.
7. Если кабинет заводило агентство и доступа на редактирование у вас нет, попросите его у агентства.